Внедрение управления по KPI

Вам знакомы подобные ситуации:

У компании есть четко прописанные и утвержденные цели и планы, но они почему-то не достигаются;
Рядовые сотрудники загружены на 100%, но при этом результат их работы непонятен или не устраивает руководство?

Причин может быть несколько:

«Все и сразу»: вы ставите несколько целей одновременно, сотрудники не знают, куда бежать в первую очередь, цели могут противоречить друг другу, «взаимоблокироваться»;
«Эффект горы»: вы сверху видите генеральную цель, но какие цели и задачи транслируются на уровнях ниже, есть ли у них связь с главной целью, не очевидно;
Неправильные приоритеты: основной упор делается на результативность (количество), а не эффективность (качество), результаты достигаются с большими затратами.

Решением является выстраивание управления на основе системы взаимосвязанных показателей.

В своем подходе я придерживаюсь следующих правил:

Показатели должны быть подчинены генеральной стратегической цели компании и работать на ее достижение на всех уровнях управления;
Система показателей должна транслироваться «сверху-вниз», так, чтобы показатели рядового сотрудника влияли на достижение вышестоящих показателей. Все показатели должны быть связаны между собой. Для этого формируется «воронка показателей»;
Назначение показателей должно проистекать из ключевых результатов бизнес-процессов или их этапов;
Каждый показатель должен быть объективно измеряем. Формула, по которой рассчитывается значение показателя должна давать вам максимально полную и понятную картину об эффективности или результативности в той зоне, которую этот показатель описывает;
Чтобы система управления по показателям работала и была эффективной, необходимо обеспечить систему контроля и анализа отклонений этих показателей на всех уровнях работы компании;
Контролировать необходимо не только итоговые (результирующие) показатели по истечении отчетного периода, но и промежуточные показатели ежедневной деятельности, приводящие к достижению результата (нормативы работ и пр.). Это обеспечивает быстрое выявление отклонений;
Необходимы процедуры принятия решений и реакции на отклонения показателей. То есть, для каждого показателя нужно определить, какой уровень отклонений является допустимым, а какой требует вмешательства;
Достижение показателей и выполнение нормативов должно подкрепляться системой стимулирования.

Многие компании пытаются внедрить у себя систему KPI «снизу» или «в середине», предполагая, что можно сразу установить цели для подразделений и определить KPI для каждого исполнителя. Такие проекты, как правило, обречены. Утвержденные цели не могут быть достигнуты только потому, что внутренняя организация деятельности препятствует их достижению, некоторые цели вступают в конфликт, отсутствует инструмент постоянного мониторинга показателей достижения.

Этапы постановки управления по показателям

1

Анализ и систематизация

Определение стратегии компании, генеральной цели и ее измерителя;
Декомпозиция генерального показателя до всех уровней, формирование «воронки показателей»;
Проверка связей показателей на горизонтальное и вертикальное влияние, разработка системы связанных показателей.

2

Проектирование

Разработка индикаторов (измерителей) показателей, формул расчета;
Наложение показателей на структуру, разработка матрицы ответственности;
Выбор источников данных для расчета показателей;
Определение цикла управления: периодичность планирования и контроля.

3

Регламентация

Процедур регулярного планирования, оценки и корректировки показателей:
- периодичность планирования / корректировки,
- ответственные за планирование и контроль,
- условия уточнения показателей.
Форм отчетности по показателям:
- оптимальная структура предоставления данных (таблицы, графики и пр.),
- группировка показателей для их сравнения и анализа.

4

Обеспечение поддержки системы показателей

Разработка системы материального стимулирования на основе показателей;
Формирование требований к информационной системе для расчета и анализа показателей, выявления отклонений:
формы планирования показателей и отчетности / аналитических панелей,
источники данных для расчета плановых и фактических показателей,
разграничение ответственности и прав доступа к вводу данных.

5

Внедрение изменений

Утверждение и ввод в действие регламентов;
Настройка и доработка информационной системы;
Ввод в действие регулярной отчетности;
Ввод в действие системы стимулирований.

Оптимальными инструментами для анализа и контроля отклонений показателей являются:

регулярная отчетность с возможностью drill down — просмотра до показателей нижнего уровня и начальных данных, сформировавших показатель более высокого порядка,
аналитические панели (Dashboard) – визуальное представление значений показателей и информирование об отклонениях в виде индикаторов и графиков.

Отдельной задачей является поддержка показателей в информационной системе. Формирование требований к системе необходимо начинать уже на первых этапах, когда определены цели компании и требования к организации системы целевого управления на уровне внутренних процессов. Начиная с этого момента можно проводить выбор информационной системы, ее установку и настройку, ввод информации, необходимой для расчета и анализа KPI, обеспечение интеграции с учетными системами компании.

Таким образом, к моменту ввода системы целевого управления в действие, она будет обеспечена соответствующей поддержкой на уровне актуальных аналитических данных и отчетности.

Детальный план работ Заказать услугу

Результаты проекта:

Достижение целей компании за счет согласованности действий всех подразделений
Повышение эффективности работы всех подразделений: фокусировка ресурсов, снижение ненужных компании затрат и усилий, не связанных с ее целями и требуемым результатом
Повышение заинтересованности сотрудников в работе на результат, необходимый компании
Оптимизация затрат на оплату труда за счет привязки оплаты к достижению результата
Повышение лояльности персонала за счет прозрачности целей компании и понимания вклада каждого сотрудника в общий результат, прозрачности системы оценки результата

Примеры проектов Материалы по теме

Вверх