Подготовка и сопровождение проектов автоматизации

Подготовка и сопровождение проектов автоматизации

Автоматизация хаоса в системе управления только увеличивает его. Что лучше: «ломать» компанию под типовые настройки информационной системы или переписывать ее под ваши бизнес-процессы?

Чтобы ваша информационная система действительно помогала бизнесу, но при этом не поддерживала организационный бардак, необходимо оптимальное сочетание:

стандартных инструментов, заложенных в систему, отражающих «правильный» подход к учету и управлению,

уникальных особенностей бизнес-процессов и методик, дающих компании конкурентное преимущество

Подготовка и сопровождение проектов автоматизации включает в себя следующие этапы:

Оценка текущего состояния

Уточнение целей автоматизации и ключевых задач, которые должна решить новая ИТ система;
Составление карты бизнес-процессов, оценка их выстроенности и текущей автоматизации;
Анализ правил выполнения процессов и принятия решений, оценка методологической зрелости компании;
Формирование оптимального контура проекта, состава и последовательности работ.

Анализ и оптимизация процессов

Устранение разрывов в процессах, недостающих задач и процедур;
Выстраивание недостающих связей между процессами;
Определение нужных данных, точек их ввода и использования;
Четкое закрепление ответственности за операции.

Проекция процессов на информационную систему

Выявление критичных разрывов:
- расхождений процессов с типовыми функциями системы,
- отсутствия в системе необходимых функций, источников данных, отчетов и т.п.
Выбор способа адаптации:
- системы под процессы,
- процессов под систему.
Разработка оптимальной ИТ архитектуры с учетом специфики и перспектив развития компании.

Выбор подрядчика на автоматизацию

Формирование требований к команде подрядчика: опыт, ключевые компетенции, квалификация и т.п.;
Выбор критичных для проекта требований и определение способов их оценки/проверки;
Участие в переговорах с потенциальными подрядчиками, оценка команды подрядчика на соответствие вашим требованиям;
Выявление возможных рисков при работе с конкретным подрядчиком и выдача рекомендаций по их снижению.

Методическая и организационная поддержка внедрения

Подготовка и контроль план-графика проекта, мониторинг и управление отклонениями;
Выявление рисков критичных отклонений, инициация изменений;
Сопровождение внутриорганизационной подготовки к переходу на новую систему:
- изменений и ввода регламентов учета и управления,
- моделирования расчетов,
- переноса и сверки данных,
- перераспределения ответственности за процессы;

Экспертиза доработок и настроек системы, проверка:
- полноты и правильности доработок, соответствия бизнес-требованиям,
- обеспеченности сквозных связей между процессами (передачи данных, возможности их обработки),
- корректности прав доступа.

Результаты проекта:

Оптимизация ресурсов на проект, получение быстрых результатов на промежуточных этапах
Устранение проблем компании, не связанных с автоматизацией
Четкие бизнес-требования к системе. Выбор оптимальной системы, соответствующей вашим задачам
Обеспечение соответствия системы бизнес-требованиям, целостности автоматизации процессов
Снижение рисков увеличения сроков и бюджета проекта в связи с неучтенными требованиями и некорректными настройками системы

Продолжительность работ

Продолжительность работ в данном случае определяется масштабом проекта и начальным состоянием компании до автоматизации. Чем более выстроены процессы и система управления на предприятии, тем проще и быстрее пройдет подготовительный этап.

В зависимости от этого этапы подготовки к автоматизации могут занимать то полугода до полутора лет (если до автоматизации необходимо выстроить бизнес-процессы и разработать учетную политику и решить другие управленческие задачи).

Сам же проект автоматизации в зависимости от контура, который охватывает новая ИТ система, может занимать от полугода-года (для локальных задач или небольших компаний) до нескольких лет (если речь идет о комплексной автоматизации и крупных холдингах). Для получения быстрых результатов такие проекты разбиваются на этапы, оценка работ проводится для каждого этапа отдельно.

Как правило, первый этап (оценка текущего состояния) позволяет оценить масштаб проекта, дать точную стоимость подготовительных работ и примерные сроки и стоимость остальных этапов

Стоимость проекта

Стоимость подобных проектов также зависит от нескольких факторов:

Масштаба компании, количества и сложности бизнес–процессов;
Текущей упорядоченности бизнес–процессов, объема проблем в их организации;
Формата сопровождения проекта автоматизации, степени вовлеченности консультанта в этот этап.

В качестве примеров для оценки продолжительности и стоимости можно привести несколько проектов:

Этап описания и анализа процессов материально-технического обеспечения производства и связанных с ними бизнес–процессов. Общее количество описываемых процессов—12, количество аналитиков—3. Продолжительность работ— 3,5 месяца. Общая стоимость проекта—1.400.000 руб.;
Полный проект по выстраиванию и формализации деятельности производственно- торговой компании для перехода на ERPсистему. Общее количество бизнес– процессов в контуре проекта—25, количество аналитиков—5. Продолжительность проекта—1 год. Общая стоимость проекта—10.000.000 руб.;
Методическое сопровождение проекта комплексной автоматизации торговой компании с минимальным изменением бизнес-процессов. Продолжительность проекта – 7 месяцев, стоимость сопровождения – 800.000 руб.

Подготовка и сопровождение проектов автоматизации