Повышение эффективности Вашего бизнеса
+7 985 970 58 78
org@cons-dir.ru
Построение системы информационного обмена и документооборота
Карта сайта

Построение системы информационного обмена и документооборота

 

Вся работа компании связана с обменом информацией. Это обмен может происходить:

  • как в структурированной (по определенным правилам и шаблонам), так и в неструктурированной форме
  • спонтанно, либо при наступлении определенных условий
  • на фиксированных носителях либо в виде устных сообщений, записок на произвольных бумажках или по скайпу /телефону.

В результате информация теряется или искажается, снижается эффективность бизнес-процессов компании: процессы проходят дольше и с большими сбоями

Чем более структурированы информационные потоки компании, тем быстрее проходит информация и, как следствие,- бизнес-процессы компании становятся эффективнее.

 

Этапы построения системы информационного обмена

 

Оптимизация информационного омена

 

Значимой частью этой работы является обеспечение технологической поддержки процессов информационного обмена в информационной системе компании. Перевод большей части процессов информационного обмена в информационной системе предприятия позволяет избежать потерь и искажений информации, обеспечить контроль над работой с документами, оперативно отслеживать задержки в процессах предоставления необходимой информации.

Детальное описание работ по построению информационного обмена и документооборота >

 

Работы по совершенствованию процессов информационного обмена наиболее эффективны, когда проводятся при активном участии руководителей компании с экспертной поддержкой консультанта. Это позволяет:

  • разработать классификатор документов, оптимальный для конкретной компании, понятный и удобный в использовании ее сотрудникам,
  • согласовать взаимодействия подразделений по информационному обмену, учтя интересы всех сторон,
  • снизить сопротивление при внедрении новых правил работы, ускорить переход к новой системе.
 

РЕЗУЛЬТАТЫ ПОСТРОЕНИЯ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБМЕНА

gallery-thumbnails 1

  • Повышение эффективности управления компанией за счет своевременного получения всеми руководителями всей информации, необходимой для принятия решений и оценки результатов;
  • Повышение эффективности процессов за счет более быстрой и качественной реакции на поступающую информацию. Ускорение процедур согласования  и рассмотрения документов;
  • Повышение эффективности работы сотрудников за счет устранения ненужных или дублирующих документов, более четкого распределения  и закрепления ответственности за работу с информацией;
  • Снижение потерь и искажений значимой для компании информации за счет документирования, использования единых форм и шаблонов, внедрения процедур хранения документов;
  • Повышение информационной безопасности за счет более корректного разграничения прав доступа к просмотру и работе с документами

ПРОДОЛЖИТЕЛЬНОСТЬ РАБОТ

gallery-thumbnails (11)

В зависимости от масштаба компании и сложности задач по организационным изменениям проект по построению системы информационного обмена и документооборота может занимать (включая переход к новой схеме работы), от нескольких месяцев (для небольших компаний) до нескольких лет  (для крупных корпораций).  Как правило, оценить масштаб такого проекта возможно уже в ходе первой встречи с руководством компании.

СТОИМОСТЬ

Деньги1

Стоимость проекта по построению системы информационного обмена и документооборота компании зависит от нескольких факторов:

  • Масштаба компании, количества уровней управления, количества и сложности бизнес–процессов;
  • Текущей упорядоченности информационного обмена и документооборота, наличия неконтролируемых регулярных информационных потоков;
  • Количества документов;
  • Наличия выделенной службы или сотрудника, отвечающего за документальное обеспечение работы компании (службы ДОУ);
  • Формата выполнения работ, степени вовлеченности руководителей и ключевых сотрудников компании в построение и регламентацию системы информационного обмена.

Стоимость такого проекта для компаний среднего масштаба (несколько сотен человек) может составлять  порядка 150.000—300.000 рублей.

Для небольших компаний, численностью в несколько десятков человек, стоимость такой работы может составлять от 50.000 до 100.000 рублей.

Стоимость масштабных и сложных проектов может быть определена только после предварительного изучения ситуации в ходе встречи с руководством компании.