Повышение эффективности Вашего бизнеса
+7 985 970 58 78
org@cons-dir.ru
Детальный план работ по оптимизации бизнес-процессов
Карта сайта

Детальный план работ по оптимизации бизнес-процессов

Этап 1. Описание «как есть»

 

Задача

Описание работ

Результаты

Продолжительность

Определение перечня основных бизнес- процессов компании, подлежащих описанию и анализу

Интервью с руководством компании и руководителями подразделений

Совещание с руководством компании

Перечень основных (базовых) бизнес- процессов компании и их контуры

Перечень подпроцессов, входящих в состав основных процессов

Согласованный перечень бизнес- процессов, подлежащих описанию и анализу

От 1 до 3х недель в зависимости от масштаба компании

Формирование рабочей группы аналитиков (задача выполняется для ситуации, когда описание бизнес- процессов проводят специалисты Заказчика)

Согласование предварительного списка кандидатов в рабочую группу

Интервью с кандидатами и отбор участников рабочей группы

Обучение рабочей группы методологии описания и анализа бизнес- процессов и технологии выполнения работ

Сформированная рабочая группа аналитиков из числа специалистов Заказчика, обученная методологии описания бизнес- процессам

2 — 3 недели

Описание бизнес-процессов «как есть»

Интервью специалистов Заказчика

Сбор и анализ документов, используемых при выполнении бизнес- процессов

Анализ информационной системы

Формирование моделей бизнес- процессов

Проверка моделей бизнес- процессов на полноту описания и согласованность

Формирование рекомендаций по повышению эффективности выполнения бизнес- процессов

Модели бизнес- процессов «как есть»с перечнем проблем, влияющих на эффективность основной деятельности компании, и набором решений по их устранению

От 3 месяцев в зависимости от масштаба компании и количества описываемых бизнес- процессов (среднее время на описание и анализ одного бизнес- процесса составляет 1 месяц).

Согласование перечня решений по оптимизации бизнес- процессов

Совещание с руководством компании с обсуждением рекомендаций по повышению эффективности бизнес- процессов

Утвержденный перечень решений по оптимизации бизнес- процессов

От 1 совещания в зависимости от глубины  выявленных проблем и сложности их решения

 

Этап 2. Проектирование «Как надо»

 

Задача

Описание работ

Результаты

Продолжительность

Оптимизация бизнес- процессов, формирование моделей «как нужно»

Формирование оптимальных моделей выполнения бизнес- процессов:

  • устранение дублирования операций
  • устранение лишних субъектов
  • сокращение лишних операций
  • устранение закольцованности процесса
  • формирование требований к входящей информации и ресурсам из других процессов
  • перераспределение и/или закрепление ответственности за операции и процедуры в рамках процесса

Модели бизнес- процессов «как должно быть»

Проект изменений в организационной структуре компании в соответствии с изменениями бизнес- процессов

От 2 месяцев в зависимости от масштаба компании и количества бизнес- процессов (среднее время на оптимизацию одного бизнес- процесса составляет 2 недели).

Разработка показателей оценки эффективности выполнения бизнес- процессов и процедур их получения

Определение:

  • ключевых результатов каждого бизнес- процесса
  • показателей оценки результативности выполнения бизнес- процесса или процедур в рамках бизнес- процесса

Анализ основных издержек, связанных с выполнением бизнес- процесса и определение методики расчета эффективности выполнения бизнес- процесса

Разработка требований к отчетности, позволяющей анализировать показатели эффективности бизнес- процессов и процедур ее формирования

Перечень показателей оценки:

  • эффективности выполнения бизнес- процессов
  • результативности выполнения ключевых процедур в рамках процесса

 Формы отчетности для анализа эффективности бизнес- процессов и процедуры  формирования отчетов

От 2 месяцев в зависимости от масштаба компании и количества бизнес- процессов

Обеспечение информационной поддержки бизнес- процессов

Формирование требований к информационной системе компании для поддержки бизнес- процессов:

  • формирование требований к информационной системе компании по поддержке бизнес- процессов
  • сопоставление бизнес- процессов с используемой ИС компании или ИС, предлагаемой для автоматизации, выявление разрывов
  • формирование Функционального Задания на доработку информационной системы

Перечень функциональных требований к информационной системе, необходимых для поддержки бизнес- процессов

Перечень разрывов с используемой ИС  компании и перечень требований по доработке

Возможно, проект оптимальной ИТ архитектуры для поддержки бизнес- процессов компании

От 1 до нескольких месяцев в зависимости от масштаба компании и количества описываемых бизнес- процессов

Согласование перечня решений по результатам оптимизации бизнес- процессов

Совещание с руководством компании с утверждением перечня изменений бизнес- процессов и формированию плана мероприятию по переходу к новой модели

Утвержденный перечень изменений и модели бизнес- процессов «как нужно»

План мероприятий по переходу от текущей ситуации к новым моделям бизнес- процессов

От 1 до нескольких совещаний в зависимости от глубины  выявленных проблем и сложности их решения

 

Этап 3. Внедрение изменений бизнес-процессов и обеспечение их поддержки

 

Задача

Описание работ

Результаты

Продолжительность

Регламентация деятельности согласно новым моделям

Разработка документов, закрепляющих работу сотрудников в рамках измененных бизнес- процессов:

  • Положения о департаментах/отделах
  • Должностные инструкции
  • Технологические карты и инструкции по выполнению работ

Набор внутриорганизационных документов, регламентирующих выполнение измененных бизнес- процессов

От 2 до нескольких месяцев в зависимости от масштаба изменений

Корректировка системы мотивации для поддержки эффективности выполнения бизнес- процессов

Разработка и утверждение:

  • показателей оценки результативности и эффективности выполнения бизнес- процессов и их оптимальных значений
  • системы премирования за выполнения показателей и депремирования  в случае их снижения

Утвержденные показатели оценки результативности и эффективности выполнения бизнес- процессов

Положение о мотивации, закрепляющее принципы расчета премий за выполнение показателей

От 1 до 3х месяцев

Внедрение измененных моделей бизнес- процессов

Разработка и ввод в действие приказов, утверждающих новые правила выполнения бизнес- процессов, процедур регулярной оценки их результативности и эффективности

 Пилотная апробация: выполнение бизнес- процессов по новым правилам

Проведение аудита корректности выполнения бизнес- процессов согласно новым правилам

При необходимости, корректировка моделей бизнес- процессов и регламентов

 Ввод регламентов в действие на постоянной основе. Отражение измененных правил выполнения бизнес- процессов в настройках информационной системы предприятия

Утвержденные и введенные в действия документы, регламентирующие работу согласно измененным бизнес- процессам

Процедуры оценки результативности и эффективности выполнения бизнес- процессов

Выполнение работ в соответствии с новыми правилами

В зависимости от масштаба изменений: от 2 месяцев

Постановка процедур регулярного мониторинга отклонений в бизнес- процессах и внесения корректировок

Определение службы, которая должна отвечать за мониторинг выполнения бизнес- процессов либо создание службы с нуля. Определение места данной службы в общей системе управления компанией

 Разработка процедур регулярного аудита и показателей оценки эффективности выполнения бизнес- процессов, включение показателей в формы отчетности

 Ввод в действие работы службы мониторинга бизнес- процессов

Утвержденное положение о службе мониторинга

Утвержденные и введенные в действия регламенты аудита бизнес- процессов и формы отчетности с показателями эффективности выполнения бизнес- процессов

1 — 2 месяца