Повышение эффективности Вашего бизнеса
+7 985 970 58 78
org@cons-dir.ru

Автоматизация и управление: прочная взаимосвязь

Прежде чем приступать к автоматизации управления, необходимо выстроить или усовершенствовать систему управления. Только тогда автоматизация позволит получить желаемый эффект.

 

Автоматизация направлена на полноценное использование функционала внедряемой системы и повышение качества предоставляемой информации. То есть цели автоматизации, которые зачастую ставят сами пользователи, и результат, который они ожидают — это работающая информационная система.

Цели управления непосредственно связаны с эффективностью бизнеса. Их ставит высшее руководство (собственники) компании. Результат системы управления определяют как «повышение эффективности работы компании», повышение прозрачности управления для собственников, качества и скорости принимаемых управленческих решений.
Поскольку цели автоматизации и цели управления разнятся, то и задачи информационной системы (ИС) и системы управления будут тоже разными.

Задача ИС — фиксировать и сохранять данные о деятельности компании, накапливать информацию из внешней среды (запросы клиентов, требования поставщиков) и обрабатывать данные для принятия управленческих решений.

Задачи системы управления — оперативно и минимальными ресурсами обеспечивать своевременное и адекватное сложившейся ситуации принятие решений относительно бизнеса компании, ее реакцию на запросы рынка.

Когда система управления выстроена, информационная система предоставит все необходимые данные, которые организация, ее руководство будут способны использовать в полной мере. Для выстраивания системы управления необходимо предпринять ряд мер.

Так, нужно определить процессы управления и выявить факторы, влияющие на их эффективность. Нужно также разработать методологию управления предприятием, принципы и регламенты принятия управленческих решений, определить информацию, необходимую для принятия решений, и структуру ее подачи. Кроме того, нужно еще выделить сотрудников, ответственных за принятие решений и предоставление необходимой информации. После всего этого можно формировать бизнес-требования к информационной системе. Далее остается поддержать новые бизнес-процессы и методологию работы соответствующими процессами ИС и внедрить изменения в систему управления, перевести персонал компании на новый порядок работы.

 

Таким образом, комплексный проект по автоматизации управления должен включать в себя следующие этапы:

  • проведение организационной диагностики;
  • оптимизацию, реинжиниринг, моделирование бизнес-процессов, связанных, прежде всего, с управлением;
  • разработку процедур и регламентов принятия решений, методик расчетов и т.п., которые лягут в основу работы информационной системы;
  • перевод бизнес-требований в функциональные и технологические требования к информационной системе;
  • адаптацию (доработку, донастройку информационной системы в соответствии с бизнес-требованиями).
  • внедрение организационных изменений (запуск информационной системы, пересмотр обязанностей и системы мотивации сотрудников, участвующих в автоматизируемых бизнес-процессах).

Правила, по которым организовано управление компанией, и механизмы информационной системы, которые их поддерживают, взаимосвязаны. Любая автоматизация управления, так или иначе, требует совершенствования самой системы управления.

При этом предпосылки начала работ по автоматизации могут быть разными, а сам проект может разворачиваться по двум сценариям. Первый из них (классический сценарий) предполагает последовательный переход от изменения системы управления к задачам ее автоматизации.

      

Пример первого сценария (классический)

Компания намерена выстроить процедуру принятия решения о предоставлении клиентам дополнительного товарного кредита. Для этого необходимо прописать соответствующие правила и критерии, по которым будет приниматься данное управленческое решение, то есть:

  • разработать кредитную политику и регламенты, описывающие условия предоставления товарного кредита;
  • определить возможность и правила предоставления кредита различным группам клиентов, для чего необходимо классифицировать клиентов по различным основаниям, определяющим их значимость для компании и возможные финансовые риски. Такими основаниями могут быть объемы продаж, маржинальный доход, стабильность закупок и платежей;
  • установить нормативы оборачиваемости дебиторской задолженности и максимально допустимой доли задолженности клиента в ее общем объеме, которые послужат ограничением для выдачи дополнительных кредитов.

Данные правила лягут в основу требований к функциональным возможностям ИС. Среди них особо важными будут:

  • ведение учета по клиентам в разрезе выставленных счетов;
  • проведение план-фактного анализа по срокам закрытия платежей;
  • учет отклонения платежей от плановых сроков;
  • сегментация клиентов в различных разрезах;
  • учет и хранение данных об объемах и о структуре дебиторской задолженности по каждому клиенту;
  • суммирование дебиторской задолженности по всем юридическим лицам каждого клиента;
  • ведение аналитики по долевому распределению задолженностей клиентов в общем объеме дебиторки компании;
  • установление допустимого периода просрочки платежа и контроль его завершения.

По другому сценарию компания, уже решая задачи автоматизации, вынуждена внести изменения в систему управления.     

 

Пример другого сценария

Для внедрения модуля «Ценообразование» необходимо, чтобы в ИС можно было:

  • формировать расчетную цену отгрузки;
  • определять возможности предоставления скидок;
  • привязывать условия скидок к группам клиентов;
  • рассчитывать себестоимость.

Чтобы в компании принимались правильные управленческие решения, необходимо также разработаны определенные регламенты и процедуры. В частности, это:

  • учетная политика компании в части порядка расчета себестоимости продукции;
  • кредитная политика компании с условиями предоставления скидок в зависимости от условий продажи товара (в кредит, по предоплате и т.п.);
  • принципы сегментации товара по различным основаниям и определения возможной наценки в зависимости от оборачиваемости товара, его доли в обороте компании и пр.;
  • принципы сегментации клиентов по различным основаниям (например, доля в общем объеме закупок, регулярность закупок, регулярность оплаты) и условия предоставления скидок в зависимости от категории клиента.

Настраивая процессы в информационной системе, необходимо вначале выработать правила, чтобы ИС была способна поддерживать процесс управления ценой.

Если система управления бизнесом не выстроена, никакая информационная система не поможет повысить управляемость бизнеса.

Опубликовано:  электронный журнал «Управляем предприятием» №7. 30.06.2011, http://consulting.1c.ru/journal-article.jsp?id=204